先生と生徒の会話形式で理解しよう

生徒

「紙での業務が多くて大変なんですが、ExcelとOffice Scriptsを使うとデジタル化に役立つって聞きました。本当にそんなことができるんですか？」

先生

「もちろんできますよ。Office Scriptsは、手書きや手入力で行っている作業を自動化するのにとても向いています。アナログの業務を“そのままデジタルの手順に置き換える”感覚で扱えるんです。」

生徒

「そんなに簡単にデジタル化ができるんですか？プログラミングって難しそうで不安です…。」

先生

「大丈夫。Office ScriptsはExcelの操作をそのまま指示として書くだけで自動化できるので、初心者でも取り組みやすい仕組みになっていますよ。では、アナログ業務がOffice Scriptsでどうデジタル化できるのか見ていきましょう。」

1. アナログ業務が抱える問題点とは？

多くの職場では、紙にメモしたデータをそのままExcelに転記したり、同じ計算を毎回電卓で行ったりと、アナログな作業が今も残っています。これらの作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや書き間違いが発生しやすいという課題があります。さらに、記録が紙のままだと検索が難しく、過去のデータを探すだけで時間を取られてしまうことも珍しくありません。

こうしたアナログ業務の多くは「決まった手順を繰り返す」作業であり、デジタル化との相性がとても良い分野です。Office Scriptsはこの“繰り返し作業の自動化”が得意なため、アナログ体質から抜け出すための強力な手段になります。

2. Office Scriptsはアナログ業務をどうデジタル化するのか？

Office Scriptsは、Excelで行っている操作を自動化する仕組みです。たとえば、紙で集計していた売上記録をExcelに入力し、計算し、整った表にするという一連の流れを“スクリプト”と呼ばれる短いコードで実現できます。これにより、毎日の定型作業がボタンひとつで完了し、アナログ作業を大幅に削減できます。

また、初心者にとって嬉しいポイントは、「Excelを普段使っている人ならイメージしやすい命令」で操作できるという点です。つまり、Excelの感覚のままデジタル化できるということです。

3. 手書き・手入力のミスを自動化で防げる仕組み

アナログ作業で最も多い問題が「転記ミス」「計算間違い」「書き忘れ」です。これらは人間が手作業で行う以上、完全にゼロにはできません。そこで役立つのがOffice Scriptsによる自動化です。

スクリプトは毎回同じ手順で処理を行うため、手動で行う作業に比べて計算ミスや転記ミスが大幅に減ります。特に毎日または毎週行う業務で効果を強く実感できます。

次の例は「紙の記録をExcelに写す際に日付を書き忘れないように自動入力する」という簡単な自動化の例です。


function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {
  const sheet = workbook.getActiveWorksheet();
  const today = new Date().toLocaleDateString();
  sheet.getRange("A1").setValue("記録日: " + today);
}

このように、忘れがちな項目を自動で補完してくれるため、アナログ作業で発生しがちなミスを防止できます。

4. 繰り返し作業をデジタル化して時間を節約

アナログの作業で大きな負担になるのが「毎日同じ流れを繰り返す作業」です。たとえば、毎朝の売上チェック、手書き記録の転記、提出書類の作成などが挙げられます。これらはOffice Scriptsが最も得意とする分野で、たった一度スクリプトを書いてしまえば、作業を何度でも自動実行できます。

次のコードは、毎日の点検項目を一覧に自動入力する例です。


function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {
  const sheet = workbook.getActiveWorksheet();
  const items = ["温度確認", "清掃チェック", "在庫確認"];
  sheet.getRange("A1:A3").setValues(items.map(i => [i]));
}

こうした小さな自動化が積み重なるほど、アナログ作業に使っていた時間を大幅に削減できます。

5. デジタル化で情報共有がスムーズになる

紙で記録した情報を共有するには、コピーを取ったり写真を送ったりする必要があります。しかしExcelとOffice Scriptsでデジタル化すれば、共有が一気に簡単になります。

デジタル化されたデータは検索しやすく、必要な情報をすぐに取り出せるため、チームの業務スピードが向上します。また、更新履歴も残るため、誰がいつ記録したかを追跡できる点も大きなメリットです。

6. 初心者でも取り組みやすいデジタル化ツールとしての魅力

Office Scriptsは「プログラミングを知らない人でも扱いやすい」という点が大きな魅力です。Excelの知識さえあれば、最初の一歩を踏み出せます。スクリプト編集画面もシンプルで、初めて触る人でも迷わず扱えます。

また、コピペして使える短いスクリプトも多く、学習しながらすぐに業務に活かせるのが特徴です。アナログ業務を減らしたい人にとって、とても導入しやすいデジタル化の入り口となります。

7. アナログ業務をOffice Scriptsでデジタル化してみる簡単な例

最後に、アナログ作業の“記録を一覧にまとめる”という処理を自動化する例を紹介します。これは紙でメモしていた内容をExcelに転記する作業をイメージしたものです。


function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {
  const sheet = workbook.getActiveWorksheet();
  const logs = [
    ["2024/01/01", "在庫確認", "問題なし"],
    ["2024/01/02", "清掃記録", "実施済み"],
    ["2024/01/03", "温度測定", "異常なし"]
  ];
  sheet.getRange("A1:C3").setValues(logs);
}

このように、紙の記録をデータとして残し、後から検索したり加工したりできるようになります。アナログでは難しかった「蓄積」「再利用」「共有」が簡単にできるため、デジタル化の第一歩として非常に効果的です。

まとめ

Office Scriptsで見えてきたExcel自動化の本質

ここまで、Office Scriptsを使ってアナログ業務をデジタル化する考え方や、Excel自動化の具体的な流れについて見てきました。紙で行っていた記録や、毎回同じ操作を繰り返していた作業は、手間がかかるだけでなく、どうしても人為的なミスが入り込みやすいという特徴があります。Office Scriptsは、そうした「人がやらなくてもよい作業」をExcelに任せることで、業務全体の正確さとスピードを高めてくれる仕組みです。

特に印象的なのは、Office Scriptsが特別な開発環境や難解な知識を必要とせず、普段使っているExcelの延長線上で扱える点です。セルに値を入れる、範囲を指定する、一覧を作るといった操作は、これまで手動で行ってきた内容とほぼ同じ考え方で記述できます。そのため、Excel作業に慣れている人ほど、デジタル化の効果を実感しやすいと言えるでしょう。

アナログ業務を置き換える具体的なメリット

Office Scriptsを導入することで得られる最大のメリットは、作業の再現性が高まることです。スクリプトは毎回同じ手順で処理を実行するため、日によって結果が変わることがありません。これにより、転記ミスや計算間違い、記入漏れといったアナログ業務特有のトラブルを大幅に減らすことができます。

また、デジタル化されたデータは蓄積しやすく、後から検索や集計を行う際にも非常に便利です。紙のファイルを何冊もめくる必要はなく、Excel上で必要な情報をすぐに確認できます。業務の属人化を防ぎ、誰が作業しても同じ結果を得られる環境を作れる点も、Office Scriptsの大きな魅力です。

まとめとして押さえておきたいサンプルプログラム

ここでは、記事全体の内容を振り返る意味で、日々の定型業務を自動化するシンプルなサンプルを紹介します。毎日行っているチェック作業を一覧として自動出力する例です。


function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {
  const sheet = workbook.getActiveWorksheet();
  const tasks = [
    ["日付", new Date().toLocaleDateString()],
    ["作業内容", "日次チェック"],
    ["担当者", "未入力"]
  ];
  sheet.getRange("A1:B3").setValues(tasks);
}

このようなスクリプトを用意しておくだけで、毎回同じ形式の記録を簡単に作成できます。最初は小さな自動化でも構いません。一つひとつ積み重ねていくことで、アナログ業務の負担は確実に減っていきます。

先生と生徒の振り返り会話

生徒

「まとめてみると、Office Scriptsって難しいプログラミングというより、Excel作業を文章で説明している感じなんですね。」

先生

「その感覚で合っています。普段やっている操作を、そのまま順番通りに書いているだけなんですよ。」

生徒

「紙でやっていた作業も、まずはExcelにまとめて、それを自動化すればいいと分かりました。」

先生

「そうですね。最初から完璧な仕組みを作る必要はありません。毎日面倒だと感じている作業から置き換えていくのがコツです。」

生徒

「自動化できれば、ミスも減るし、時間にも余裕ができそうです。」